HSPの方、仕事での電話応対が苦手な人が多いのではないでしょうか。
そう言う私もHSPですが、仕事での電話応対が嫌いでした。
そもそも、仕事での電話って、誰が掛けてくるかわからない―。
自分にはよくわからない内容を話されるかもしれない―。
クレームの電話で、怒られるかもしれない―。
そんなことを考えると、電話を取るのが緊張しますよね。
そして、緊張して電話を取るので、相手が何を言ってるのかよく分からなくて、うまく聞き取れないこともあると思います。
また、仕事がまだ慣れない時や忙しい時は、電話を取りたくない、と思いますよね。
しかし、仕事の電話ですので、全く出ないわけにもいかない・・・
そこで、10年以上の会社勤めの経験から、HSPの視点で、HSP向けにどのように克服していったかを、お伝えします。
HSP向け 仕事の電話が緊張する どう和らげる？
会社での電話応対って緊張しますよね。
特に入社したばかりの頃は、どのような電話がかかってくるのかが分からないので、緊張される方が多いと思います。
私が働いていた会社の部署では、他社からの電話は少なく、同じ会社の他部署の方からの電話が多くありました。
同じ会社の人からの電話だと、多少間違えても許してもらえる・・・と言う雰囲気は全くありませんでした。
同じ会社の人といっても、忙しい営業部門の方が多かったので、ゆっくりしゃべっていると、
早くして！
と、HSPとしては、心の声が聞こえてくるようでした。
私が、仕事での電話で緊張した大きな理由は、
とにかく、せかされる ということでした。
まだ仕事に慣れていない時はもちろん、働いて10年近く経ったときでも、「せかされる」ので、緊張することが多くありました。
そして、忙しい営業の方から問い合わせがあった場合は、パソコンなどで急いで調べるのですが、自分は最速で作業をしても、パソコンの動きが悪くて、なかなか答えがでない時があります。
反対に、急いで作業をするので、自分のミスで、回答が遅くなる時もあります。
そんな時でも、
「もう少しで表示されますので・・・すみません」
など、パソコンの動きが遅くて、回答が遅くなっているように、営業の方には対応していました。
パソコンの動きが遅いことはよくあることでしたし、その方が「しょうがない事」として営業の方も認識してくださいました。
ただでさえ忙しい営業の方に、自分の作業ミスをお伝えして謝罪しても、その時間がもったいないですし、余計なイライラを与えてしまうだけだったと思います。
また、せかされる電話応対に緊張していた私にとっても、遅くなったらパソコンのせいにしよう、と逃げ道を作ることで、安心して、電話応対ができるようになりました。
仕事の電話応対が緊張する時は、電話応対をしている時、どのような事になったら緊張する(困る)かを考え、それに対する対処法(逃げ道)を作っておくと、緊張が和らぎますよ。
他社からの電話でも、全く内容がわからないことを言われたら、優しい○○先輩に相談しよう、と決めておくことで、落ち着いて対応することができました。
自分にとって安心できる逃げ道があると、落ち着いて対応ができます。
HSP向け 仕事の電話 聞き取れない をどうする？
電話で早口でしゃべられた時、相手の声が小さい時、周囲がうるさい時など、電話が聞き取れない時ありますよね。
特にまだ仕事に慣れていない頃は、人の名前や会社の名前が、聞き取りにくいと思います。
人それぞれに言い方のクセがあって、聞き取りずらいですよね。
このことに関しては、「慣れる」しかないと思います。
しかし慣れるまでがつらいですよね。
少しでも早く慣れる為には、よく電話がかかってくる部署の電話番号表や、どのような会社と取引があるかを事前に確認しておくと、良いようです。
そうしておくことで、全てを聞き取れなくても、聞き取れた一部から、人の名前や会社の名前を推測することができます。
しかし、全く聞き取れないこともあると思います。
その場合は・・・
「お電話が遠いようで・・もう一度おしゃっていただけますか」や
「電波の調子が悪いようで、もう一度おしゃっていただけますか」のように
機械のせいにすると、言いやすいです。
仮に相手の声が小さくて聞き取りにくかったとしても、
「声が小さくて聞こえません」
なんて言えないですし、言うと失礼になります。
どのような理由であれ、電波の調子が悪いなど、機械のせいにすると、「しょうがない事」としてお互いに認識できます。
電話が聞き取れないと焦ってしまいますよね。
私も、長年働いていても、あまり電話が掛かってこない部署の人から電話があった時は、いつも名前が聞き取れず、焦っていました。
外線の電話であれば、電波が悪いことにできますが、内線の電話だと、電波のせいにできないかと思い、
「恐れ入りますが、もう一度お名前を教えていただけますでしょうか」
と他社からの電話のように、再度名前を聞いていました。
同じ社内の人でも、丁寧に尋ねると、快く教えていただけることばかりでした。
仕事の電話でうまく聞き取れなかった時は
・電波が悪いなど機械のせいにする
・社内の人には、丁寧に再度尋ねる
このような解決法を持っておくことで、苦手な電話応対を乗り切っていました。
HSP向け 仕事の電話 取りたくない をどうする？
仕事中、電話が鳴り響いている―。
でも、取りたくない。
そんな時ありますよね。
急ぎの仕事を抱えている時、仕事が溜っている時。
そのような時は、私は、極力、電話に出ないようにしていました。
もちろん、人手が少ない時や、自分しか出る人がいない時は取りますが、電話に出れる人が大勢いる時は、取りませんでした。
例えば、新人だから、できるだけ電話を取るように言われてる、というような場合でも、急ぎの仕事があるのならば、そちらを優先させる方が良い場合もあります。
何となく、自分が電話に出ないといけないような気がする・・・
電話に出るように無言のプレッシャーを感じる・・・
そのような時は、いっそのこと、席を立ってしまう、というのも方法だと思います。
あまり何回も席を立つと、不審に思われますが、
どうしても電話を取りたくない
という時は、席を立って、別の場所で仕事をしたり、トイレに行って気持ちを落ち着かせる、など逃げ道を決めておくと、安心できます。
どんな状況でも、自分が必ず電話を取らないといけないことはありません。
電話を取れない時、取りたくない時は誰にでもあります。
まだ仕事に慣れなくて、焦っているので、電話を取りたくない。
そういうことも誰でも経験していると思います。
HSPの方は、そのように強く感じる方もいると思いますが、そういう場合は、電話には出ないけれど、目の前の仕事は必死にしよう、と考えてみてはいかがでしょうか。
そして、少し余裕のある時は、電話に積極的に出るようにしよう、と決めると、自分の心も落ち着くのではないかと思います。
HSP向け 仕事の電話が緊張する 聞き取れない 取りたくない どうする？―おわりに―
仕事の電話って、慣れないうちは緊張しますよね。
特にHSPの方は、いろいろと考えてしまって、電話が取れない、ということもあると思います。
しかし、電話での言い回しを勉強しておくなど、できることをやっておくことで、電話応対への安心材料になると思います。
そして、困った時の逃げ道を作っておくことで、緊張を和らげることができます。
私も逃げ道を作ることで、苦手な電話応対を乗り切ってきました。
自分に合った方法を見つけることって大事ですね。